De fluistertaal van het systeem: 

over bovenstroom, onderstroom en het herstellen van balans in teams en organisaties

Vandaag neem ik je mee in de wereld van systemisch werken met teams en organisaties. Een wereld waarin we niet zomaar kijken naar individuen, functies of processen, maar naar het grotere geheel. Naar het systeem.

Want zodra mensen samenkomen om een taak, opdracht of project te vervullen, ontstaat er een systeem. Misschien begint het met losse individuen, ieder met hun eigen achtergrond, systemen, ervaring en persoonlijke geschiedenis. Maar vanaf het moment dat zij zich verbinden rondom een gezamenlijke bedoeling, ontstaat er iets nieuws. In elk geval is het geheel anders dan de som de delen.

Wat vormt een systeem?

Een systeem wordt gevormd door zichtbare én onzichtbare factoren. Denk bijvoorbeeld aan:

• De oorsprong: waarom is deze organisatie of dit team ooit opgericht?
• De geschiedenis: wat is er gebeurd dat nog steeds doorwerkt?
• De strategie en het doel
• Afspraken, besluiten, rollen en functieomschrijvingen
• De manier waarop succes wordt gemeten
• De expliciete én impliciete regels

Samen vormen deze elementen het krachtenveld van het systeem.

Geen enkel systeem staat op zichzelf. Een school bijvoorbeeld is onderdeel van een bestuur, een gemeente, landelijke wetgeving en het bredere onderwijssysteem. En dat systeem maakt weer deel uit van maatschappelijke en mondiale ontwikkelingen. Systemen bewegen altijd in relatie tot andere systemen. Maar om te begrijpen hoe een systeem functioneert, maken we onderscheid tussen twee lagen: de bovenstroom en de onderstroom.

Bovenstroom: wat zichtbaar en bespreekbaar is

Wij worden vaak gevraagd op het moment dat organisaties merken dat dingen vastlopen. Er zijn veel gesprekken in de wandelgangen. Collega’s durven elkaar niet aan te spreken. Er is een gevoel van: ik kan hier niet alles zeggen wat ik eigenlijk wil zeggen. Soms zien we hoog ziekteverzuim. Soms veel verloop. Soms simpelweg een gebrek aan energie. Dat zijn signalen dat er iets speelt in het systeem.

Wanneer de vraag systemisch van aard is, bijvoorbeeld: “Mensen spreken elkaar hier niet aan”, kunnen we direct een interventie in de diepte doen. Maar vaak beginnen we juist in de bovenstroom. Waarom? Omdat aanspreken en feedback geven alleen mogelijk is als er helderheid is.

• Wat zijn eigenlijk de afspraken?
• Wat staat er op papier?
• Hoe zit de taakverdeling?
• Welke verantwoordelijkheden horen bij welke rol?
• Is expliciet afgesproken dat men elkaar mag aanspreken?

Als iemand wordt aangesproken op iets wat nooit helder als afspraak is benoemd, ontstaat er verwarring of weerstand. Daarom brengen we eerst duidelijkheid aan in de structuur. Helderheid geeft veiligheid. En veiligheid is een voorwaarde voor openheid.

In deze bovenstroom spelen drie fundamentele systemische principes een rol:

1. Erbij horen

Erbij horen in een systeem is een belangrijk principe. Het bindt en heeft ook zo z’n prijs. Uitsluiting, openlijk of subtiel, verstoort het evenwicht.

2. Uitwisseling

Er moet balans zijn tussen geven en nemen. Niet alleen in salaris, maar ook in waardering, energie, verantwoordelijkheid en invloed.

3. Structuur

Elk systeem kent een formele én informele rangorde. Wanneer die niet wordt erkend, ontstaan spanningen of strijd.

Wat interessant is: veel “problemen” zijn ooit een oplossing geweest. Een oplossing voor iets dat eerder uit balans was in erbij horen, uitwisseling of structuur. Maar wat ooit helpend was, kan later belemmerend worden.

Onderstroom: waar patronen en dynamieken leven

Zolang deze drie principes in balans zijn, kan een systeem dus gezond functioneren. Want een systeem is gericht op continuïteit, voorspelbaarheid en stabiliteit. Maar systemen zijn nooit statisch. Systemen staan ook onder invloed van een evolutionaire kracht: maatschappelijke veranderingen, nieuwe wetgeving, veranderende doelgroepen, technologische ontwikkelingen. Het leven beweegt altijd.

Wanneer een systeem niet meebeweegt met wat de omgeving vraagt, ontstaat er spanning. En die spanning zakt vaak ook naar de onderstroom. In de onderstroom vinden we:

• Terugkerende gedragspatronen
• Onuitgesproken aannames
• Loyaliteiten
• Emoties
• Blokkades en weerstand

Wanneer gedrag niet meer past bij de huidige context, ontstaat stagnatie. Mensen blijven doen wat ze altijd deden, terwijl de situatie veranderd is. Taken worden niet goed uitgevoerd. Energie lekt weg. Emoties lopen op. Dan is er vaak meer aan de hand dan alleen onduidelijke afspraken.

De systemische survey: het verhaal van het geheel

Wanneer we merken dat er onderliggend meer speelt, zetten we een systemische survey in. Voor kleine en grote teams gebruiken we een zorgvuldig opgebouwde vragenlijst (Surveys – Transitionstudio) waarmee we alle teamleden individueel bevragen op zowel boven- als onderstroom.

Door iedereen individueel te bevragen ontstaat een rijk beeld. Geen losse meningen, maar een systemische analyse: het verhaal van het geheel.

We brengen in kaart waar de balans klopt en waar niet. Waar energie vastzit. Waar potentieel wacht om vrijgemaakt te worden. En precies daar ontstaat ruimte.

Het systeem spreekt

In systemisch werken kijken we niet primair naar individuen, maar naar het geheel als een levend systeem met een eigen wijsheid. Het systeem spreekt  door de mensen heen.

Wanneer je met een systemische bril waarneemt, fenomenologisch, zonder direct te oordelen of te analyseren, kun je iets opvangen van de fluistertaal van het systeem. Wat wil het geheel laten zien? Wat vraagt om erkenning? Wat is hier aan zijn einde gekomen? Welke ruimte wil ontstaan?

Wanneer dat zichtbaar wordt gemaakt, verschuift er iets. Wat onbewust was, komt in het bewustzijn. En zodra iets erkend wordt, kan het systeem zelf aangeven wat het nodig heeft om weer compleet te worden.

Daar ligt de kracht van systemisch werken. Niet harder werken aan gedrag. Niet nóg een training erbovenop. Maar leren luisteren. Want wie de bovenstroom ordent en de onderstroom durft te onderzoeken, hoort wat het systeem al lang probeert te zeggen.

 

Als het systeem kon spreken zonder filter, wat zou het vandaag tegen jullie zeggen?